Cos'è un archivio digitale

Prima dell'introduzione del PC l'archiviazione dei documenti veniva eseguita in modo manuale, utilizzando vari strumenti cartacei e contenitori per custodirli e tenerli in ordine. Oggi invece tramite internet è possibile reperire il materiale che interessa, oltre ad accedere e visionare vari tipi di file e documenti. In riferimento a quanto sin qui descritto, ecco una guida che spiega in modo dettagliato cos'è un archivio digitale.

• Strumenti multimediali
• Stampante

L'archivio digitale si può considerare come un vera e propria banca dati sul web, in cui sono presenti dei documenti originali e talvolta di rilevante importanza. Premesso ciò, va altresì aggiunto che nell'archivio vengono raccolti e catalogati atti, relazioni, fotografie, manifesti, materiali editoriali, filmati, verbali, libri di cassa e anche dei veri e propri disegni. L'utente di conseguenza può quindi visionare e ricercare all'interno dell'archivio documenti digitali conservati presso istituti pubblici o privati che siano. In questo modo è anche possibile ricostruire in maniera virtuale la storia di una azienda, di un museo o di un edificio storico. Infine è dato sapere che con un archivio digitale si può anche creare una collezione personalizzata che è possibile poi tranquillamente conservare sul computer oppure stamparla.

L'archivio digitale spesso nasce e si sviluppa grazie alla collaborazione di alcune imprese, enti, di istituti culturali e di formazione che mettono a disposizione degli utenti diversi materiali. Inoltre va aggiunto che questa forma di archiviazione è anche un ottimo modo secondo molte persone di promuovere la conoscenza ai vari utenti della propria azienda o di una mostra. Questo tipo di servizio tra l'altro è l'ideale per fare delle ricerche storiche e didattiche, quindi particolarmente adatto per scolaresche o per imprese che necessitano di conoscere importanti dati su un contesto urbano o su una qualsiasi struttura in cemento. A margine va altresì aggiunto che l'archivio digitale si può sfruttare anche per consultare e ottenere informazioni importanti riguardanti posizioni debitorie o anagrafiche di alcuni soggetti privati e pubblici.

Dopo aver spiegato per linee generali che cos'è un archivio digitali e su quali principi si basa affinché possa essere impostato e consultato è importante sottolineare che se ci sono problemi con la visualizzazione, il consiglio è di chiedere maggiori informazioni presso il personale della biblioteca del comune se la ricerca è incentrata proprio su questo ente. In tal modo sarà possibile ottenere valide indicazioni e soprattutto una ricca serie di link utili da consultare e nel modo più convenevole e preciso. Da ciò si evince che accedere correttamente ad un archivio digitale, significa ottenere in breve tempo documenti e i suddetti file su cui sono concentrati specifici interessi.

In conclusione dopo essere venuti a conoscenza a 360 gradi di un archivio digitale e appreso a cosa serve, è importante sottolineare che per sfruttarlo al massimo è necessario adeguare il software e i processi che ne consentono l'accesso in modo che non ci siano problemi nel momento in cui occorre visualizzare un qualsiasi documento. A margine va altresì aggiunto che un archivio digitale una volta creato può essere protetto con delle password alfanumeriche e renderlo quindi invulnerabile anche in caso di attacchi da parte di hacker esperti.

• Utilizzando l'archivio digitale si riducono i costi e si velocizza il lavoro da svolgere

• Conservazione elettronica, come creare un archivio digitale a prova di contenzioso