Consigli per redigere un verbale di riunione

Il verbale è un documento redatto a scopo di testare fatti e dichiarazione. La stesura di un verbale dipende dal tipo di argomentazione e dalla sua articolazione. Infatti ogni testo di tipo espositivo e di discussione, richiede caratteristiche formali differenziati. Ad esempio, a scuola quando si devono prendere delle decisioni importanti, viene compilato un verbale di riunione. Quest'ultimo documento di adunanza deve contenere: la data e il luogo in cui si e svolta la riunione e il motivo per cui è stata convocata. A queste voci occorre aggiungere il numero dei partecipanti, il nominativo di presiede alla riunione e quello dei segretari. Infine il resoconto finale, l'ora dello scioglimento e le firme. Nella seguente lista indico alcuni consigli per redigere un verbale di riunione.

Per redigere un verbale di riunione in modo corretto, bisogna che indicate per prima cosa i preliminari. Tali informazioni riguardano essenzialmente la data, il luogo dall'inizio della convocazione. A questi dovete aggiungere il numero e il nome degli intervenuti e quelli assenti. A tale proposito va ricordato, che la riunione non è validamente costituita se non si raggiunge il numero legale. Per concludere questa fase, indicate il nome della persona che presiede l'assemblea e chi funge da segretario.

Un altro consiglio per redigere il verbale di riunione, è quella di controllare l'ordine del giorno. Quindi prima di iniziare verificate i vari argomenti da trattare, ovvero i diversi punti di discussione che dovranno essere esaminati nel corso della riunione. Un suggerimento è quello prestare molta attenzione nel cogliere, in ogni intervento l'essenziale. Riassumendone così, la sostanza senza travisare il contenuto delle dichiarazioni.

Arrivati a questo punto, dovete trattate l'ordine del giorno. Questa comporta la descrizione della riunione in modo approfondito. Quindi esaminate punto per punto gli argomenti dell'ordine del giorno. Il consiglio più utile è quello di prendere appunti su i vari interventi, le discussioni, deliberazioni ed eventuali riserve ed opposizioni. Ovviamente è bene ricordare, che ogni verbale di riunione cambia in base alla situazione, ma tale esempio serve ad acquisire una certa padronanza anche nell'esecuzione di un verbale simile.

A questo punto, dovete stendere il verbale. Il documento deve essere scritto correttamente e deve riportare la discussione e l'argomento in maniera sintetica e precisa. Nel solo caso in cui un partecipante alla riunione, richieda espressamente che le sue dichiarazioni vengano verbalizzate, dovrete trascriverle esattamente il suo intervento, parola per parola. I tempi devono essere redatti al presente e non dovete fare cancellature. Numerate ogni pagina del verbale e ogni passaggio verificate la stesura.

Per concludere, dovete chiudere il verbale. Il documento termina con l'indicazione dell'ora della riunione. Inoltre deve essere firmato dal presidente dell'adunanza e dal segretario che ha redatto il verbale di riunione. In ogni caso, per le delibere di maggiore importanza, vengono richieste le firme di tutti i partecipanti.