Come scrivere una lettera formale in inglese

Le lingue straniere al giorno d'oggi ci tornano utili per diversi scopi, primo fra tutti la ricerca di un lavoro. La lingua inglese più di tutte viene utilizzata praticamente ovunque. Difatti è meglio conoscerla per avere la possibilità di condurre una vita soddisfacente. Quando ci rechiamo all'estero almeno verremo compresi immediatamente. Per quanto riguarda la ricerca di un impiego all'estero, è importante saper scrivere una lettera in inglese. Questo tipo di testo può essere informale e formale. Come abbiamo già visto in precedenza, un documento di questo tipo va redatto seguendo delle regole ben precise. Abbiamo già analizzato i criteri di stesura relativi alla missiva formale in lingua spagnola. Stavolta, invece, cercheremo di capire come scrivere correttamente una lettera formale in inglese. Le stesse regole delle "Formal Letters" valgono anche per le e-mail di lavoro. Vediamo dunque qual è il registro migliore da utilizzare in questo frangente.

• Carta e penna o computer
• Stampante
• Dizionario bilingue
• Dizionario monolingua inglese

Una lettera formale, in inglese come in altre lingue, si scrive solitamente per diversi motivi. In questo caso, i termini anglofoni impiegati per indicare le varie versioni di lettera formale sono "Enquiry" (indagine), "Application" (domanda), "Apology" (scuse), "Complaint" (reclamo) e "Opinion" (avviso). Ognuna di queste categorie prevede l'impiego di una specifica forma. Si utilizzeranno quindi delle frasi standard. Per quanto riguarda la struttura, una "Formal Letter" segue uno schema comune anche ad altre lingue, inclusa la nostra. Avremo pertanto un indirizzo, un'intestazione, le conclusioni, i saluti e la firma. Andiamo a vedere più da vicino le modalità con cui si deve redigere una lettera formale in inglese partendo da questa sorta di scaletta.

Iniziamo a scrivere la nostra lettera formale in inglese partendo da mittente e destinatario. In questa fase dovremo scrivere le varie informazioni relative al mittente in alto a destra, mentre lo spazio riservato al destinatario è quello che si trova sulla sinistra. Indichiamo nome, cognome e indirizzo in alto. Subito sotto aggiungeremo la data. Passiamo alla parte del destinatario. Il suo nome, cognome e indirizzo si devono scrivere sulla sinistra, più in basso rispetto alla data. Se conosciamo il titolo del destinatario, inseriamolo prima del nome. Quanto agli indirizzi, non dimentichiamo che il numero civico va aggiunto per primo. Poi inseriremo il nome della via e quello della città, insieme al codice di avviamento postale (ovvero il CAP). Una volta terminato questo passaggio, possiamo occuparci del corpo della lettera.

Vediamo ora come si prepara al meglio il corpo di una lettera formale in inglese. Innanzitutto si introduce il tutto con "Dear Sir" o "Dear Madam". Possiamo utilizzare queste due forme nel caso in cui non dovessimo conoscere il nome del destinatario. In caso contrario potremo adottare forme di apertura come "Dear Mr White" o "Dear Mrs White". Andiamo ad allineare questa riga con il margine sinistro del foglio e aggiungiamo una virgola dopo di essa. Da qui andremo a capo per un nuovo paragrafo della lettera. Questa prima parte del corpo centrale dovrà avere il capoverso rientrato. A questo punto dovremo occuparci del contenuto vero e proprio del nostro documento scritto formalmente a destinatari che non rientrano nella nostra cerchia di amici, né sono nostri familiari.

Quando ci occupiamo del corpo centrale della nostra lettera formale in inglese, dobbiamo specificare al suo interno una serie di motivazioni. Altrimenti ciò che stiamo chiedendo non risulterà chiaro fin da subito. Se stiamo cercando un impiego, indichiamo quale mansione vogliamo svolgere. Se invece si tratta di una risposta ad un annuncio, precisiamo dove e quando lo abbiamo letto. Qualora volessimo rispondere ad una lettera, invece, dovremo dire a quando risale.

Passiamo ora al linguaggio. Quest'ultimo deve essere immediato e semplice, senza frasi troppo articolate e sibilline. Ricordiamoci anche di richiedere un appuntamento per un eventuale colloquio. Dobbiamo essere chiari e precisi, cosicché il destinatario possa capire senza alcuna difficoltà cosa gli stiamo domandando. Se abbiamo qualche dubbio, affidiamoci ad un buon dizionario bilingue. Esso ci aiuterà ad utilizzare un lessico corretto e preciso. Anche un dizionario monolingua è un validissimo aiuto, soprattutto perché ci fornisce sinonimi e contrari.

Dopo aver trattato in maniera completa il tema della nostra lettera formale in inglese, possiamo dedicarci alle conclusioni. Dobbiamo scrivere una o due frasi che facciano capire al destinatario che vogliamo una risposta da parte sua. La forma maggiormente utilizzata è "I look forward to hearing from you". Andiamo a capo e salutiamo il nostro interlocutore con una delle frasi di congedo più usate, ovvero "Yours faithfully", oppure "Sincerely". Termineremo con la nostra firma, che dovrà essere chiaramente leggibile. La firma si appone al centro del foglio. Prima di inviare la lettera, controlliamo che non vi siano errori grammaticali o semplici refusi. Inoltre dobbiamo rileggere il contenuto e vedere se ci sono frasi in cui ci dilunghiamo troppo. In quel caso sarà meglio eliminare le parti superflue del testo. Se è tutto a posto possiamo procedere con la spedizione in busta chiusa.

• Consultare il dizionario per qualsiasi dubbio a livello lessicale.
• Essere chiari e precisi nella scrittura, evitando frasi troppo complesse o concetti contorti.
• Non dilungarsi nel corpo della lettera, ma spiegare tutto in modo sintetico e preciso.
• Ricontrollare il test per correggere eventuali errori prima di inviarlo.

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