Come scrivere un verbale

Il verbale è un documento, scritto in modo oggettivo, che serve a registrare per iscritto qualcosa che è stato dichiarato oralmente in una riunione o in un'assemblea. Lo scopo di questa guida altro non è che proprio quello di illustrare, attraverso dei passaggi molto chiari, come scrivere in maniera precisa un verbale. Mostrerò, in questa guida, come procedere senza intoppi, al fine di raggiungere quanto prima l'obiettivo finale, cioè una stesura molto chiara di un verbale che può riguardare diversi ambiti e diverse situazioni.

La prima cosa da fare è scrivere l'oggetto, specificando il tipo di verbale che si sta per fare. Dopo si può iniziare con la stesura. Si comincia con lo scrivere il luogo, la data, l'ora di inizio e di fine della seduta, l'elenco dei partecipanti e degli assenti. Deve poi essere indicato il segretario verbalizzante, cioè colui che scrive il verbale, ed il presidente della riunione. Da non dimenticare che le firme di questi ultimi devono essere poste a fine verbale.

Segue l'ordine del giorno, di grande importanza, poiché riguarda i motivi fondamentali per cui si tiene la riunione; questo deve essere composto da minimo tre punti, che variano a seconda delle esigenze. Tutto quello che non riguarda i punti all'ordine del giorno precedenti deve essere trascritto in "varie ed eventuali".

Di seguito una scaletta riepilogativa riguardo ai contenuti che generalmente devono essere presenti, alcuni obbligatoriamente altri no, nel verbale: 1) Dove e quando si svolge la riunione, i partecipanti, gli assenti, il nome di chi presiede e quello del segretario verbalizzante. 2) Le questioni\problemi ancora irrisolti. 3) Gli argomenti posti in discussione all'ordine del giorno. 4) Gli interventi più significativi rappresentati in ordine temporale. 5) I suggerimenti, le proposte, le conclusioni e le decisioni assunte. 6) I compiti assegnati ad ognuno con indicazione delle rispettive ed eventuali scadenze. 7) Gli argomenti da trattare nella prossima riunione.

Infine bisogna ricontrollare più volte ciò che si è scritto perché molte regole spesso si tralasciano per pura distrazione. Ogni pagina deve essere numerata e l'esposizione deve risultare sintetica; anche se il verbale viene scritto successivamente, i tempi devono essere al presente perché si intende stilato nel momento stesso in cui avviene la discussione. Non si ammettono cancellature. A questo punto non rimane altro da fare che rimboccarsi le maniche per la stesura del verbale. Vi auguro quindi buon lavoro.