Come riorganizzare uno schedario

Quanto tempo impiegate a trovare il vostro libretto dei risparmi? E l?ultima bolletta dell'acqua pagata? Le carte da trasmettere all'avvocato? E gli ultimi risultati delle analisi del sangue? Se le risposte a queste domande sono "Dai 10 minuti in su", allora il vostro archivio personale è veramente confusionario. Un archivio personale, infatti, servirebbe proprio a ricercare carte e documenti quando servono e in poco tempo. Se, invece, è concepito come un posto destinato a conservare anziché a ritrovare, si correrà il rischio di accumulare scartoffie inutili, con la conseguenza di condannarci a ricerche estenuanti e, magari, infruttuose. Dunque, perché non cogliere l'occasione per rivoluzionare il nostro modo di catalogare, conservare e ricercare? Continuate la lettura e vi sveleremo semplici e pratici consigli su come riorganizzare uno schedario.

• Cartelline temporanee
• Post-it
• Penne
• Pennarelli
• Matite
• Levapunti
• Graffette
• Tritadocumenti (facoltativo)
• Buste o contenitori per lo smaltimento della carta
• Cartelline definitive
• Etichette adesive o etichettatrice
• Raccoglitori per archivio ad anelli, classificatore per cartelle sospese oppure qualsiasi altra soluzione contenitiva

La prima cosa da fare sarà quella di radunare tutte le carte che avete in casa o nel vostro ufficio in un unico luogo. L?ideale sarebbe un tavolo o un piano piuttosto grande, ma l?importante è avere a disposizione una zona sufficientemente spaziosa per tenere a portata d'occhio le cartelline che risulteranno dalla suddivisione provvisoria che vedrete nei passi successivi. Se vi ritrovate con una mole di carte davvero enorme, potete procedere per blocchi. Comunque sia, non fatevi impressionare dalla pila che vi troverete davanti: durerà pochissimo tempo.

Arrivati questo punto, prendete fisicamente in mano un foglio per volta ed esaminatelo velocemente per decidere cosa farne. Le possibilità che avete a disposizione sono 3: potete eliminare, suddividere in cartelline temporanee (cioè, fare una prima categorizzazione provvisoria del vostro archivio, come "banca", "utenze", "commercialista"), oppure potete spostare in un altro luogo le carte che vanno spedite, consegnate ad altre persone o archiviate da un?altra parte (per esempio, in ufficio).

Dopo aver scremato tutte le carte, adesso dovreste avere sul vostro tavolo solo le carte e i documenti da conservare, suddivisi in cartelline temporanee in base alle categorie che avete individuato nel momento della rassegna. Arrivati a questo punto, potete farvi un?idea esatta della grandezza che avrà il vostro nuovo archivio e, quindi, decidere quale soluzione contenitiva adottare e individuare il materiale che dovrete procurarvi. Molto probabilmente saranno sufficienti 3 o 4 di raccoglitori ad anelli, o una quindicina di portariviste, oppure un'ottima soluzione consiste nell'optare per un mobile per cartelle sospese. Vi consigliamo sempre di prevedere un 25% in più dello spazio di archiviazione necessario: infatti, gli archivi tendono a crescere e, inoltre, andare alla ricerca di un documento in un faldone strapieno è veramente improponibile.

Ormai siete quasi alla fine. Ora non dovrete far altro che trasformare le cartelline temporanee in cartelline definitive. Potreste dover rivedere la suddivisione provvisoria creata precedentemente: per esempio, la cartellina temporanea ?finanze? potrebbe essere piena perché, magari, avete più conti correnti e, quindi, vi converrà suddividerla in più cartelline definitive, come ?banca 1?, ?banca 2?, ?banca 3?. Oppure, contrariamente, potreste aver fatto una cartellina per ogni utenza domestica (?gas?, ?telefono?, ?luce?) per, poi, scoprire che, gestendo tutto su internet, si tratterà di 3 fogli che possono stare insieme in un'unica cartellina generica. Ora dovrete etichettare le cartelline definitive dando a ognuna un ?titolo? facile da ricordare. Individuate le categorie principali in cui far confluire le cartelline definitive, ovvero i titoli che avranno i contenitori in cui le apporrete, come ?casa?, ?fisco?, ?finanze?. Trasferite le cartelline definitive nei contenitori che avete scelto (raccoglitori ad anelli, portariviste, cassetti per cartelle sospese, ecc.) ed etichettate i contenitori con le categorie principali individuate sopra.

Per non vanificare tutta la fatica fatta nel giro di poche settimane, è fondamentale adottare immediatamente una strategia di mantenimento, ovvero di gestione regolare delle carte che vi entrano in casa. La prima cosa da fare sarà quella di predisporre 3 contenitori destinati rispettivamente a: carte in arrivo, dove metterete qualsiasi pezzo di carta; carte in uscita, dove transiteranno le carte che dovete spedire o consegnare; carte in lavorazione, dove sosteranno le bollette da pagare, le ricette per medicine da comprare, le prescrizioni di visite mediche. Una volta adottato questo sistema, con frequenza, dovrete svuotare il contenitore delle carte in arrivo e passare in rassegna tutte le carte che vi sono, decidendo subito cosa fare. Per ultimo, una volta all?anno vi consigliamo di passare in rassegna tutto l?archivio per eliminare le carte che non è più necessario conservare.

• Quando mettete le etichette sulle schede, sistematele in punti diversi in modo che non si sovrappongano tra loro, impedendovi di vederle.
• Quando create una scheda per una persona, scrivete "Cognome e Nome" per assicurarvi di conservarla in ordine alfabetico.
• Per mantenere lo schedario nel giusto ordine, inserite le sigle prima delle parole intere, in modo tale che "Azzurra s.r.l." venga prima di "Alabama S.p.A."
• Poiché gli schedari sono pieni di carta (che è infiammabile), si consiglia di tenere le attrezzature antincendio nelle vicinanze.
• Quando i fogli sparsi cominciano ad accumularsi, non iniziate a fare nuove cartelle a casaccio; questa è la strada che porta al caos e alla disorganizzazione. Controllate prima che una determinata cartella non sia già presente nell'archivio.